Акт списания материалов: образец и порядок, в том числе на стройке

Что такое акт списания материалов

Акт списания материалов это первичный учётный документ, которым комиссия фиксирует, что конкретное количество материала больше не может числиться в учёте: он разбит, испорчен, пропал или израсходован. В акте указывают причину и документ, который её подтверждает. По акту бухгалтерия снимает материал с учёта материально ответственного лица и решает, куда отнести его стоимость: на затраты объекта, на виновного или на прочие расходы.

На стройке часто путают два документа. Материал, который ушёл в работы по нормам, обычно списывают ежемесячным отчётом о расходе, и как его вести, разобрано в статье про отчёт по форме М-29. Акт нужен для того, что в отчёт не попадает или не должно попадать.

Скачать акт списания материалов (Excel)Бланк на 22 строки: сумма и итог считаются формулами, есть пример заполнения, печать на А4 альбомноExcel, .xlsx

Когда составляют акт списания

• Бой и лом на площадке: кирпич уронили при перемещении краном, стекло треснуло при складировании.
• Порча при хранении: утеплитель намок, сухая смесь слежалась под открытым небом, материал замёрз.
• Истёк срок годности: клей, герметик, грунтовка, у которых срок указан на упаковке или в документе о качестве.
• Недостача: инвентаризация показала, что на складе или на участке меньше, чем по учёту.
• Кража, пожар, авария: материал утрачен по причине, которую подтверждают сторонние органы.
• Расход без норм: вспомогательные материалы на нужды площадки, на которые отчёт по нормам не ведут.

Два случая сюда не относятся. Бой и недостачу, найденные при приёмке от поставщика, оформляют актом входного контроля и претензией: это потеря поставщика или перевозчика, а не ваш расход. Давальческий материал подрядчик на свои расходы не списывает, потому что материал не его: он отчитывается перед заказчиком, как описано в статье про давальческие материалы.

Есть ли унифицированная форма и где взять бланк

Единой обязательной формы акта списания материалов нет, и в альбомах по учёту материалов и строительных работ её не было. Постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 № 71а по учёту материалов утверждены М-2, М-2а, М-4, М-7, М-8, М-11, М-15, М-17 и М-35: акта списания среди них нет. Формы МБ-4 и МБ-8 из того же постановления относятся к малоценным и быстроизнашивающимся предметам, а не к материалам. В альбоме по строительным работам (постановление от 11.11.1999 № 100) такой формы тоже нет.

Ближе всего по смыслу торговый альбом (постановление Госкомстата России от 25.12.1998 № 132). ТОРГ-15 «Акт о порче, бое, ломе товарно-материальных ценностей» оформляет бой, порчу и лом ценностей, которые уценяют или списывают: его подписывает комиссия, утверждает руководитель. ТОРГ-16 «Акт о списании товаров» составляют на товары, которые испортились или потеряли качество и продаваться уже не будут. Логика хорошая, но графы торговые.

С 01.01.2013 формы из всех альбомов необязательны. Формы первичных документов определяет руководитель по представлению того, кто ведёт бухгалтерский учёт (часть 4 статьи 9 закона 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте»). Минфин в информации от 04.12.2012 № ПЗ-10/2012 подтвердил: формы из альбомов унифицированной документации с этой даты не обязательны, обязательными остались формы, установленные на основании других федеральных законов, например кассовые документы.

Для организаций бюджетной сферы формы устанавливают по бюджетному законодательству (та же часть 4 статьи 9). У них есть унифицированная форма электронного документа 0510460 «Акт о списании материальных запасов» (приказ Минфина России от 15.04.2021 № 61н). Коммерческому подрядчику она не нужна: ему нужна своя форма, утверждённая приказом или приложением к учётной политике.

Обязательные реквизиты акта

Своя форма годится, если в ней есть все обязательные реквизиты из части 2 статьи 9 закона 402-ФЗ:

1. Наименование документа: «Акт о списании материалов».
2. Дата составления.
3. Наименование организации, которая составила акт.
4. Содержание факта хозяйственной жизни: что списывают и почему.
5. Величина в натуральном и (или) денежном выражении с единицами измерения; в акте списания удобно указывать и количество, и сумму.
6. Должности лиц, которые совершили операцию и отвечают за её оформление.
7. Подписи этих лиц с фамилиями и инициалами.

Для стройки добавьте номер акта, объект, материально ответственное лицо, приказ о комиссии, документ-основание по каждой строке, заключение комиссии и гриф утверждения. Исправлять акт можно, но исправление должно содержать дату и подписи тех, кто составил документ, с фамилиями и инициалами (часть 7 статьи 9). Акт можно вести и в электронном виде, подписав электронной подписью (часть 5).

Образец акта списания материалов

В шаблоне те же разделы: таблица на 22 строки, две из них пример с условными материалами и круглыми числами.

Кто входит в комиссию и подписывает акт

Закон состав комиссии не называет: он требует должности и подписи ответственных лиц. Перечень тех, кто вправе подписывать первичные документы, определяет руководитель, на это указал и Минфин в той же информации № ПЗ-10/2012. Дальше это вопрос порядка в компании.

• Комиссия постоянная, по приказу. Председатель обычно главный инженер или начальник участка, члены: инженер ПТО, прораб или мастер, бухгалтер по материалам. При порче добавляют того, кто даёт заключение о непригодности, например лабораторию.
• Материально ответственное лицо в комиссию лучше не включать. Для обязательной инвентаризации это прямой запрет: в инвентаризационную комиссию нельзя включать тех, кто материально отвечает за проверяемое имущество (пункт 20 ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация»). Для акта списания такой нормы нет, но логика та же: человек не должен проверять сам себя. Кладовщик расписывается как ознакомленный и даёт объяснение.
• Утверждает акт руководитель или тот, кому он поручил это приказом.

Если в порче виноват работник, решение о возмещении ущерба принимают только после проверки его размера и причин. Письменное объяснение работника обязательно, а если он отказался его дать или уклоняется, составляют акт (статья 247 Трудового кодекса). По общему правилу работник отвечает в пределах среднего месячного заработка (статья 241), полная ответственность возможна лишь в случаях из Кодекса или федеральных законов (статья 242).

Основание для списания: какие документы приложить

В графе «Основание» шапки ставят приказ о комиссии, а по каждой строке свой документ, который подтверждает причину.

Выдачу материала участку и бригадам подтверждают лимитно-заборные карты и требования-накладные: без них непонятно, у кого материал числился, когда его испортили.

Как составить акт списания: порядок

1. Зафиксируйте факт сразу. Фото с датой, место, кто был рядом. Первичный документ составляют при совершении операции или сразу после неё (часть 3 статьи 9 закона 402-ФЗ).
2. Не выбрасывайте испорченное до осмотра. Отделите и промаркируйте, иначе комиссии нечего осматривать.
3. Пересчитайте и взвесьте. Количество в тех же единицах, в которых материал числится в учёте.
4. Возьмите объяснение у материально ответственного лица и у того, кто работал с материалом.
5. Получите учётную цену в бухгалтерии. Сумма в акте считается по учётной оценке, а не по последнему счёту.
6. Запишите заключение комиссии: причина, виновные, предложение, как списать.
7. Утвердите акт у руководителя и передайте в бухгалтерию вместе с приложениями.

Годные остатки не списывайте «в ноль». Обрезки арматуры, которые сдают в лом или используют с дополнительными затратами, это возвратные отходы: их приходуют по цене возможного использования или реализации и на эту сумму уменьшают материальные расходы (пункт 6 статьи 254 НК РФ).

Налоговый взгляд: что можно учесть в расходах

Для налога на прибыль расходы должны быть обоснованы и документально подтверждены (пункт 1 статьи 252 НК РФ), поэтому акт без причины и подтверждающих документов для налогового учёта почти бесполезен. Дальше всё зависит от причины.

Про естественную убыль важно не обмануться. Порядок утверждения норм задаёт постановление Правительства от 12.11.2002 № 814: нормы по цементу, кварцевому песку и другим строительным материалам разрабатывает и утверждает Минстрой, а по древесине и лакокрасочным материалам Минпромторг. Пока новые нормы не утверждены, применяются нормы, утверждённые ранее федеральными органами исполнительной власти (статья 7 закона от 06.06.2005 № 58-ФЗ). Нет утверждённой нормы для материала: этим подпунктом потерю не учесть.

И естественная убыль это не бой. По Методическим рекомендациям, утверждённым приказом Минэкономразвития от 31.03.2003 № 95, это уменьшение массы при сохранении качества, вызванное естественным изменением биологических или физико-химических свойств. Технологические потери, брак, потери от нарушения стандартов и технических условий, от повреждения тары и аварийные к ней не относятся. К материалам, которые принимают счётом, например кирпичу в штуках, нормы убыли применять не рекомендуется.

В бухгалтерском учёте результаты инвентаризации с 01.04.2025 отражают по ФСБУ 28/2023 (приказ Минфина России от 13.01.2023 № 4н). Стоимость утраченных материалов и испорченных, которые нельзя использовать или продать, относят на виновных или иных лиц, если есть основания для возмещения, а если оснований нет, на расходы (подпункт «б» пункта 12). Счета, проводки и НДС по испорченным материалам решайте со своим бухгалтером: они зависят от учётной политики.

Частые ошибки в актах списания

• «Пришло в негодность» без причины. Бухгалтерии и налоговой нечем подтвердить расход.
• Акт задним числом. Бой за квартал списан одной строкой в последний день.
• Кладовщик в комиссии. Он же отвечает за материал и он же подтверждает его порчу.
• Двойное списание. Количество есть и в отчёте о расходе по нормам, и в акте.
• Бой от поставщика списан на себя. Претензии нет, деньги остались у поставщика.
• Испорченное выбросили до осмотра. Комиссия подписывает то, чего не видела.
• Цена на глаз. Сумма не совпадает с учётной, и акт возвращают.
• Обрезки и лом не оприходованы. Материальные расходы завышены.

После списания: докупить, пока не встала бригада

Списанный материал это дефицит на объекте. Сравните остаток с объёмом работ, которые осталось выполнить, и докупайте сразу: срочная мелкая партия в день простоя обычно дороже. Найти, у кого докупить взамен списанного, можно в каталоге поставщиков стройматериалов TurboSwift.

Если докупками и основной закупкой некому заниматься, их можно отдать на снабжение строительных объектов под ключ. «Материк» собирает 10-30 коммерческих предложений по каждой позиции, не берёт наценку на материалы, а платите вы поставщику напрямую.

Коротко

Акт списания материалов это документ комиссии о том, что материал испорчен, утрачен или израсходован вне норм. Унифицированной формы нет: свою утверждает руководитель, в ней нужны реквизиты из части 2 статьи 9 закона 402-ФЗ, причина и документ-основание по каждой строке. Расход по нормам списывают отчётом М-29, бой от поставщика оформляют претензией. Начните с шаблонаExcel, .xlsx и закрепите форму приказом.

Если после списания нужно срочно докупить материалы или собрать закупку на следующий этап, передайте ведомость «Материку»: оценим её за 1 рабочий день, сводную таблицу цен пришлём за 2-4 дня.

Частые вопросы

Есть ли унифицированная форма акта списания материалов?

Нет. В альбоме форм по учёту материалов (постановление Госкомстата России от 30.10.1997 № 71а) акта списания нет, а с 01.01.2013 формы из альбомов вообще не обязательны: форму утверждает руководитель (часть 4 статьи 9 закона 402-ФЗ). За образец можно взять ТОРГ-15 «Акт о порче, бое, ломе товарно-материальных ценностей» из торгового альбома (постановление Госкомстата России от 25.12.1998 № 132), но стройке удобнее своя форма с объектом и документом-основанием по каждой строке.

Кто подписывает акт списания материалов?

Закон требует должности, подписи и фамилии тех, кто совершил операцию и отвечает за её оформление. На практике акт подписывает постоянная комиссия, назначенная приказом: председатель (главный инженер или начальник участка), инженер ПТО, прораб, бухгалтер по материалам. Материально ответственное лицо расписывается как ознакомленное, а утверждает акт руководитель.

Что является основанием для списания материалов?

Приказ руководителя о комиссии и документы, которые подтверждают причину по каждой позиции: акт о бое с фото и объяснительной, заключение о непригодности, инвентаризационная опись и сличительная ведомость, документ полиции при краже. Расход на работы подтверждают отчётом о расходе материалов по нормам и лимитно-заборными картами.

Можно ли учесть списанные материалы в расходах по налогу на прибыль?

Израсходованные на работы материалы учитывают в материальных расходах (статья 254 НК РФ), если затраты обоснованы и документально подтверждены (статья 252). Недостачу и порчу при хранении и перевозке приравнивают к материальным расходам только в пределах утверждённых норм естественной убыли. Недостачу без виновных можно учесть во внереализационных расходах, только если отсутствие виновных подтвердил уполномоченный государственный орган (подпункт 5 пункта 2 статьи 265).

Как списать материалы в строительстве: актом или по М-29?

Материалы, ушедшие в работы по нормам, списывают ежемесячным отчётом о расходе материалов (по образцу формы М-29). Актом списывают то, что в нормы не укладывается: бой, порчу, непригодный материал, недостачу, вспомогательные материалы без норм. Одно и то же количество не должно попасть и в отчёт, и в акт.

Можно ли составить акт списания задним числом?

Первичный документ составляют при совершении факта хозяйственной жизни, а если это невозможно, сразу после его окончания (часть 3 статьи 9 закона 402-ФЗ). Акт о бое, написанный через месяц, уже не доказывает, когда и при каких обстоятельствах материал испорчен, и его легко оспорить.