Акт входного контроля материалов: образец и когда он нужен

Что такое акт входного контроля и когда он нужен

Акт входного контроля материалов это документ, в котором комиссия фиксирует результат проверки конкретной поступившей партии: что проверяли, что обнаружили и какое решение приняли. Составляют его не на каждую поставку, а в тех случаях, когда запись в журнале уже недостаточна:

• партия не соответствует проекту, договору, спецификации или документам о качестве;
• найден брак или повреждения: трещины, сколы, коррозия, деформация, подмоченная упаковка;
• не хватает количества или привезли другую марку, размер, производителя (пересорт);
• нет документов о качестве или номер партии в них не совпадает с маркировкой;
• акт требует заказчик или технадзор, например для ответственных конструкций;
• нужно основание для претензии, возврата или замены.

Если партия годная и документы в порядке, акт обычно не составляют: хватит строки в журнале. Но заказчик вправе попросить акт и на годную партию, ведь результаты строительного контроля по Положению о нём (постановление Правительства РФ № 468, п. 12) оформляют актами, поэтому порядок лучше закрепить в договоре. Общий порядок проверки мы разобрали в статье про входной контроль материалов, здесь только то, что относится к акту.

Чем акт отличается от записи в журнале

Журнал и акт не заменяют друг друга, они работают в паре. Журнал показывает, что проверка делалась всегда. Акт доказывает, что именно было не так в конкретный день.

Журнал ведётся по шаблону входного контроля, а акт в журнале отмечается: в графе заключения пишут «не допущен, акт от 02.10.2026 № 1» с реальной датой и номером.

Обязательные разделы акта

Единой формы акта, обязательной для всех, нет: организации используют свою, закреплённую в стандарте предприятия или проекте производства работ. Но чтобы акт работал как доказательство, в нём должны быть эти разделы.

1. Шапка. Название документа, номер, дата и время, место составления, объект.
2. Состав комиссии. Фамилии, должности, организации. Если приглашали поставщика или перевозчика, укажите, как и когда их известили.
3. Что проверялось. Наименование материала, марка, размер, ГОСТ или ТУ, количество по документам.
4. Основание поставки. Договор, спецификация, номер и дата УПД или товарной накладной, транспортной накладной, номер машины.
5. Предъявленные документы о качестве. Вид, номер, дата, номер партии или плавки. Отдельно отметьте, чего не хватает.
6. Что обнаружено. Конкретные факты с цифрами: «из 40 пачек труб на 6 вмятины на торцах», «фактическая длина 1200 мм при заявленных 1250 мм». Не «плохое качество», а то, что можно измерить и сфотографировать.
7. Приложения. Фотографии с привязкой к партии, результаты замеров, протоколы испытаний, копии документов.
8. Решение комиссии. Допустить, допустить после устранения, не допускать и вернуть поставщику, отобрать пробы для лаборатории.
9. Подписи всех членов комиссии. Особое мнение, если оно есть, записывают тут же.

Образец акта входного контроля

Ниже каркас, который можно перенести в свой бланк. Многоточия заполняются по факту, лишние строки удаляются.

Образец формулировок для раздела «Что обнаружено»

Хорошие формулировки короткие и проверяемые:

• «Количество по накладной 120 шт., фактически принято 112 шт. Недостача 8 шт.»;
• «На бирках указана арматура класса А500С диаметром 12 мм, фактический диаметр по замерам штангенциркулем в трёх точках на пяти прутках отличается от заявленного. Результаты в приложении 2»;
• «Номер плавки в сертификате не совпадает с номером на бирке связки. Партия не идентифицирована»;
• «Упаковка утеплителя нарушена, материал влажный на ощупь. Фото 1-6».

Избегайте оценок и эмоций: акт читает чужой человек, возможно судья, и ему нужны факты.

Как составить акт по шагам

1. Остановите приёмку партии. Не монтируйте и не смешивайте материал с годным. Отделите, промаркируйте, при необходимости огородите.
2. Сфотографируйте на месте. Общий вид машины и разгруженной партии, маркировку, бирки, дефекты крупным планом, рулетку или штангенциркуль в кадре. Для спорных случаев снимите видео разгрузки.
3. Измерьте и посчитайте. Количество по месту, размеры выборочно, вес. Запишите, чем измеряли и сколько единиц проверено.
4. Сверьте документы. Номера партий, марки, ГОСТ, количество с УПД и спецификацией.
5. Вызовите представителя поставщика, если это предусмотрено договором или у вас есть время. Сообщите в письменном виде: дата, время, место.
6. Составьте и подпишите акт на месте или в тот же день.
7. Отправьте копию поставщику вместе с претензией способом, который подтверждает получение: электронная почта с уведомлением, курьер с отметкой, заказное письмо.
8. Отметьте акт в журнале и сохраните оригинал вместе с исполнительной документацией.

Если у вас закупкой занимается подрядчик по снабжению, договоритесь заранее, кто на объекте составляет акт и кому он уходит. Мы в «Материке» контролируем отгрузку, сверяем поставку с накладной, фиксируем недостачу и пересорт и собираем УПД, сертификаты и паспорта качества в одну папку, но решение о допуске материала в работу принимает строительная организация.

Кто подписывает акт

Состав комиссии зависит от договора и внутренних документов, но типовой вариант такой:

• ответственный за входной контроль от подрядчика, прораб или инженер по качеству;
• представитель снабжения или складской работник, принимавший груз;
• представитель поставщика или перевозчика, если он вызван и явился;
• представитель технадзора заказчика, если он участвует в приёмке.

Если поставщик не явился, акт составляют без него, но в акте отмечают, что он был вызван и когда. Хороший приём: привлечь второго сотрудника, не связанного с закупкой, чтобы подпись не выглядела односторонней.

Сроки: когда составлять и отправлять

Число дней на приёмку и заявление о браке задаёт ваш договор, поэтому универсальной цифры нет. Работает такой порядок:

• Составлять акт нужно в день выявления несоответствия, пока партия не разобрана и не перемешана.
• Извещать поставщика нужно в срок, установленный договором, и письменно. Гражданский кодекс тут строже, чем кажется: по договору поставки статья 513 обязывает покупателя проверить количество и качество принятых товаров и о выявленных несоответствиях или недостатках незамедлительно письменно уведомить поставщика. Общее правило купли-продажи в статье 483: известить продавца о нарушении условий о количестве, ассортименте, качестве, комплектности, таре или упаковке в срок по закону или договору, а если срока нет, в разумный срок.
• Не допущенную партию нужно сохранить. Если вы отказываетесь от товара, статья 514 обязывает обеспечить его сохранность (ответственное хранение) и незамедлительно уведомить поставщика. Поэтому бракованный материал не выбрасывают и не пускают в дело, а хранят отдельно до решения поставщика.
• Закладывайте сроки в договор заранее: в течение скольких дней после получения партии покупатель вправе заявить о браке, как вызывается представитель, какие документы прикладываются к претензии.

Пропущенный срок извещения ослабляет позицию в споре, поэтому не откладывайте письмо поставщику на конец недели. Перечень документов о качестве удобно потребовать ещё в запросе цены, образец такого запроса есть в статье про коммерческое предложение на поставку.

Как связать акт с претензией и возвратом

Акт сам по себе ничего не возвращает, он основание. Для претензии нужен ещё короткий сопроводительный документ:

• Реквизиты: договор, УПД или накладная, дата поставки.
• Описание проблемы: ссылка на акт и его выводы.
• Требование: замена на годный товар, доукомплектование недостающего количества, соразмерное снижение цены или возврат денег. Выбирайте то, что реально решает проблему на объекте.
• Срок ответа и контакты ответственного.
• Приложения: акт, фотографии, документы о качестве, переписка.

Дальше возможны два пути. Поставщик признаёт недостаток и заменяет партию или возвращает деньги. Или спорит, и тогда у вас на руках документы, которые можно показать на переговорах или в суде.

Ответственность поставщика зависит от договора и закона, а размер неустойки или штрафа определяет договор. Не пишите в претензии суммы, которые не можете подтвердить расчётом: любая цифра должна опираться на документ.

Для возврата и замены материала потребуется быстро найти другого поставщика, чтобы не стоял объект. Список альтернатив можно собрать через поиск поставщиков, а ведомость на закупку замены передать нам через форму заявки: мы запросим предложения по каждой позиции у нескольких поставщиков и подготовим сводную.

Частые ошибки при составлении акта

• Акт без измерений. Фраза «брак» не доказывает ничего. Цифры, замеры и фото доказывают.
• Нет привязки к документам. Не указаны номер накладной и номер партии, и поставщик заявляет, что это другая поставка.
• Составили через неделю. Материал успели раскидать по этажам, и доказать, откуда дефект, уже нельзя.
• Подписал один человек. Акт, который подписал только сам заинтересованный, легче оспорить.
• Не отметили в журнале. Через месяц непонятно, какая партия не допущена, а какая прошла.
• Не отправили поставщику. Акт лежит на объекте, а срок извещения идёт.

Хороший способ снизить число актов: заранее проверять поставщика и прописывать документы о качестве в запросе цены, тогда спорных партий приходит меньше.

Коротко

Акт входного контроля составляют, когда партия не прошла проверку или когда его требует заказчик: в нём описывают факты с замерами и фото, фиксируют решение комиссии и подписывают его. Он отличается от журнала подробностью и силой доказательства, поэтому стоит делать его в день выявления и отправлять поставщику вместе с претензией в срок по договору. Если материал нужно заменить, ведомость на замену можно передать нам, а мы соберём предложения: разовая заявка стоит 5 % от суммы закупки, минимум 15 000 ₽, а поставщику вы платите напрямую.

Частые вопросы

Когда составляется акт входного контроля материалов?

Когда нужно официально зафиксировать результат проверки: при несоответствии материала проекту или документам, при браке и повреждениях, при недостаче или пересорте, по требованию заказчика или технадзора и при приёмке ответственных изделий. Если партия в порядке, достаточно записи в журнале.

Чем акт входного контроля отличается от записи в журнале?

Запись в журнале короткая и касается каждой поставки: что пришло, какие документы, допущено или нет. Акт составляется на конкретную партию, подписывается комиссией и описывает несоответствие подробно, с замерами и фотографиями. Он нужен как доказательство для претензии, суда и заказчика.

Кто подписывает акт входного контроля?

Обычно ответственный за входной контроль от строительной организации (прораб, мастер, инженер), представитель снабжения или склада и, если он вызван, представитель поставщика или перевозчика. Технадзор заказчика подписывает, когда участвует в проверке. Состав комиссии лучше заранее закрепить в договоре или приказе.

Что делать, если поставщик не присылает представителя для подписания акта?

Вызовите его письменно заранее и укажите дату и время осмотра. Если представитель не явился, составьте акт в одностороннем порядке: с участием незаинтересованных лиц, с фотофиксацией и видеозаписью, и отправьте копию поставщику в тот же день способом, который позволяет подтвердить получение.

Можно ли вернуть поставщику материал, если акт составлен?

Да, если брак или пересорт подтверждены. Акт прикладывают к претензии, в которой указывают требование: замену, доукомплектование, снижение цены или возврат денег. Выбор зависит от договора и от того, насколько существенен недостаток. По договору поставки закон требует уведомить поставщика письменно и незамедлительно (статья 513 ГК РФ), а от товара, от которого вы отказались, обеспечить его сохранность до решения поставщика (статья 514).