Как проверить поставщика стройматериалов перед оплатой: 12 проверок

Что такое проверка поставщика

Проверка поставщика это сбор сведений о компании до договора и оплаты: существует ли она, работает ли по-настоящему, нет ли долгов, судов и блокировок, и может ли она отгрузить нужный материал в нужный срок с правильными документами. У поставщика стройматериалов проверка поэтому состоит из двух частей. Первая делается по ИНН на бесплатных государственных сервисах и занимает полчаса. Вторая проверяет его именно как поставщика: склад, наличие, кто изготовитель, документы о качестве, условия отгрузки и отзывы.

На стройке цена ошибки высокая: сорванная поставка останавливает бригаду, а предоплата фирме-однодневке возвращается годами, если возвращается. Есть и налоговая сторона. Одно из условий статьи 54.1 Налогового кодекса, при которых можно уменьшать налоги по сделке: обязательство исполнила сторона договора или лицо, которому исполнение передано по договору или закону. Если продавец окажется технической фирмой, которая сама ничего не отгружала, к вычету НДС и расходам по сделке могут появиться вопросы. Сохранённые результаты проверки помогают показать, как и почему вы выбрали поставщика.

Тот же порядок годится и для проверки подрядчиков: юридическая часть совпадает, меняется только практическая.

Порядок проверки: от КП до первой оплаты

1. Отсейте по КП. Предложение без марки, срока действия и условий доставки или со 100 % предоплатой от незнакомой компании помечайте сразу.
2. Проверьте финалистов по реестрам: проверки 1-6, около получаса на компанию.
3. Задайте вопросы поставщику о складе, наличии, изготовителе, документах и сроках: проверки 7-11.
4. Сверьте договор, счёт и реквизиты с выпиской из ЕГРЮЛ: проверка 12.
5. Выберите схему оплаты по уровню риска: доля предоплаты, размер первой партии.
6. Оформите заключение: что проверено, что найдено, на каких условиях работаете.
7. Примите первую партию с входным контролем и допишите результат в карточку поставщика.

Юридическая проверка: шесть шагов по реестрам

Все сервисы ниже бесплатные, искать в них удобнее всего по ИНН. Выписки и снимки экрана сохраняйте с датой проверки: они понадобятся для заключения.

1. ЕГРЮЛ или ЕГРИП

На сайте ФНС egrul.nalog.ru по ИНН или ОГРН получите выписку; там же сведения из ЕГРИП, если поставщик индивидуальный предприниматель. Смотрите статус (нет ли ликвидации или реорганизации), дату регистрации, юридический адрес, руководителя, учредителей, коды ОКВЭД. Отдельно ищите отметки о недостоверности сведений об адресе, руководителе или учредителе: для поставщика это серьёзный красный флаг.

2. «Прозрачный бизнес»

Сервис ФНС «Прозрачный бизнес» показывает задолженность по налогам, налоговые правонарушения, среднесписочную численность, уплаченные налоги, доходы и расходы по отчётности, адреса массовой регистрации, сведения о дисквалификации и об участии руководителя в других организациях. Поставщик с одним сотрудником, обещающий отгрузить сотни тонн металла, требует объяснений.

3. Бухгалтерская отчётность

В государственном информационном ресурсе бухгалтерской отчётности bo.nalog.ru смотрите выручку, активы, прибыль за последние годы. Сравните выручку с суммой вашей сделки: если заказ больше годовой выручки, поставщику, скорее всего, не хватит оборотных средств. У ИП бухгалтерской отчётности обычно нет, масштаб оценивают по складу и истории работы.

4. Суды и исполнительные производства

В картотеке арбитражных дел kad.arbitr.ru найдите дела, где поставщик выступает ответчиком. Серия исков о взыскании предоплаты или о поставке некачественного товара говорит сама за себя; единичные споры для работающей компании обычное дело. Банк данных исполнительных производств ФССП ищет юрлицо по наименованию или ИНН и показывает исполнительные производства с непогашенным долгом: при крупных долгах деньги на счёте поставщика могут списать в пользу других кредиторов.

5. Банкротство и блокировки счетов

На Федресурсе публикуются уведомления о намерении обратиться в суд с заявлением о банкротстве компании (не менее чем за 15 календарных дней до подачи заявления) и сообщения о самих процедурах. Оплата компании в предбанкротном состоянии рискованна: товар может не прийти, а сделку могут оспорить.

Решения о приостановлении операций по счетам показывает сервис ФНС «Система информирования банков о состоянии обработки электронных документов» (БАНКИНФОРМ, service.nalog.ru/bi.do): нужны ИНН поставщика и БИК банка из его счёта. Если счёт заблокирован, поставщик не рассчитается со своим заводом, и ваша поставка встанет.

6. Реестр недобросовестных поставщиков

Если поставщик работал с государственными заказчиками, проверьте его в реестре недобросовестных поставщиков в единой информационной системе в сфере закупок zakupki.gov.ru. Туда включают тех, кто уклонился от заключения контракта или не исполнил его либо исполнил ненадлежащим образом; сведения хранятся в реестре два года.

Часть проверок по ИНН собрана в одном месте в сервисе проверки контрагента TurboSwift: реквизиты, статус и признаки риска по компании.

Проверка на деле: ещё шесть проверок

Чистая выписка не значит, что у компании есть ваш товар. Дальше главный вопрос снабженца: привезут ли нужное, в срок и с документами.

7. Склад и наличие

Спросите адрес склада и найдите его на карте, попросите фото или видео стеллажей и бирок с сегодняшней датой, предложите самовывоз или приезд на склад. Настоящий склад металла или кирпича трудно спрятать. Уточните, что значит «в наличии»: лежит на складе, едет с завода или будет заказано после вашей оплаты. Это три разных срока, и у посредника без склада срок зависит от чужой отгрузки.

8. Производитель, дилер или перепродавец

Перепродавец сам по себе не плох. Плохо, когда он выдаёт себя за завод. Признаки: в ОКВЭД нет производства, адрес завода не совпадает с адресами компании, в документах о качестве изготовителем указана другая организация. Если поставщик называет себя дилером, попросите дилерское письмо и сверьте его со списком дилеров на сайте завода или позвоните на завод.

9. Документы о качестве

До оплаты попросите скан документа о качестве на ту партию, которую вам отгрузят, и номер сертификата или декларации, если материал подлежит обязательному подтверждению соответствия. Номера проверьте в реестрах Росаккредитации на pub.fsa.gov.ru: статус действующий, изготовитель и продукция совпадают с документом. Для металлопроката ГОСТ 7566-2018 требует от посредника передать оригинал документа о качестве изготовителя без изменений или его заверенную копию, а если поставляется часть партии, отметить в копии фактический объём.

Какие документы нужны на какие материалы, разобрано в статье про паспорта качества и сертификаты на стройматериалы. При поставке эти же документы сверяются на входном контроле.

10. Условия и сроки отгрузки

Срок должен быть назван в рабочих днях и от понятного события: от оплаты, от подписания спецификации или от заявки. Спросите, кто везёт и кто разгружает, отгружают ли партиями под график работ, сколько действует цена. Базис поставки разобран в статье про условия поставки EXW, FCA, DAP, а приёмка машины на площадке в статье про доставку стройматериалов на объект.

11. Отзывы и рекомендации

Отзывы на картах и площадках легко накрутить, надёжнее две вещи. Попросите контакты двух-трёх клиентов с похожими объёмами и позвоните им: как со сроками, были ли недовозы, как решали претензии. И спросите коллег: прорабы и снабженцы других подрядчиков обычно знают, кто в регионе срывает поставки.

12. Договор, счёт и реквизиты

Реквизиты в договоре, счёте и КП должны совпадать: одно юрлицо, один банк, один расчётный счёт, и это то же юрлицо, что в выписке ЕГРЮЛ. Подписант должен иметь полномочия: руководитель по ЕГРЮЛ или представитель по доверенности. Просьба оплатить «на другую компанию группы» без изменения договора повод остановиться. Письмо о смене реквизитов подтверждайте звонком по телефону из договора, а не из этого письма.

Признаки фирмы-однодневки

Однодневку выдаёт не один признак, а их сочетание:

• зарегистрирована недавно и сразу просит полную предоплату на крупную сумму;
• адрес массовой регистрации, отметка о недостоверности адреса или руководителя;
• руководитель числится во множестве компаний или дисквалифицирован;
• численность один-два человека, отчётность нулевая или её нет;
• нет склада и сайта, связь только через мобильный и мессенджер;
• цена заметно ниже всех остальных предложений;
• просит платить на другое юрлицо, ИП или карту;
• документы о качестве на чужой завод, без номера партии или «на весь вагон» без отметки вашего объёма;
• торопит: «цена до вечера, потом дороже».

Молодая компания не обязательно однодневка: дилеры и металлобазы тоже открывают новые юрлица. Поэтому решение принимают по совокупности признаков.

Тестовая партия и предоплата: как снизить риск

• Частичная предоплата вместо полной: например, 30 % предоплаты, остаток по факту поставки.
• Оплата по факту отгрузки или аккредитив для крупных сумм: при аккредитиве банк платит поставщику, когда тот представит предусмотренные аккредитивом документы, например об отгрузке.
• Первая поставка небольшая, крупные после того, как поставщик показал сроки и качество. По тестовой партии смотрите: пришла ли в обещанный срок, совпали ли бирки с паспортом, сходится ли количество с накладной, как поставщик ответил на замечание. Бетон «на пробу» не закажешь, поэтому новый завод удобно проверить сначала на подготовке или другой неответственной конструкции: сроки, документы, работу диспетчера.
• Сроки и ответственность в договоре: неустойка за просрочку, порядок возврата предоплаты, срок заявления о браке. Остальные условия договора поставки разобраны в статье про закупку строительных материалов.

Разбор ошибки на учебном примере

Нужна партия арматуры к армированию плиты, сумма заказа в учебных цифрах 1 млн ₽. Поставщик А дешевле всех, на 3 % ниже поставщика Б, пишет «всё в наличии» и просит 100 % предоплату. Б отгружает со своего склада при 30 % предоплаты.

Проверка А показала: компания зарегистрирована пять месяцев назад, в «Прозрачном бизнесе» один сотрудник, отчётности ещё нет, адрес массовой регистрации. На просьбу прислать паспорт пришёл документ на арматуру другого диаметра без отметки поставляемого объёма. Фото склада обещали «завтра».

Типовые ошибки в такой ситуации:

1. Смотрят только на цену. 3 % от 1 млн ₽ это 30 000 ₽ экономии против риска потерять всю предоплату.
2. Верят слову «в наличии». Без адреса склада и фото бирок оно означает «найдём, когда заплатите».
3. Проверяют после оплаты. Деньги ушли, дальше только претензия и суд.
4. Принимают чужой документ за паспорт партии. Бумага на другой диаметр ничего не говорит о вашей арматуре.

Правильный ход: предложить А оплату по факту отгрузки или 30 % предоплаты с самовывозом со склада. Если откажется, брать Б. Эти 30 000 ₽ и есть плата за то, что арматура будет на площадке в срок.

Как оформить результат проверки

Результат оформляют коротким заключением или карточкой поставщика. Единой обязательной формы для коммерческих закупок нет, её закрепляют в регламенте компании. В заключении должно быть:

К заключению прикладывают выписку ЕГРЮЛ в PDF, снимки экранов и переписку о складе и документах. Подписывает тот, кто проверял, согласует руководитель, который отвечает за оплату. После первой поставки допишите, как она прошла: это уже не проверка на бумаге, а история работы.

Сводная таблица

Чек-лист перед оплатой

• Выписка ЕГРЮЛ или ЕГРИП сохранена, статус действующий, отметок о недостоверности нет.
• По налогам, отчётности, судам, ФССП и Федресурсу красных флагов нет или они объяснены.
• Операции по счёту поставщика не приостановлены.
• Склад и наличие подтверждены, изготовитель известен.
• Скан документа о качестве на вашу партию получен, сертификат или декларация найдены в реестре.
• Срок отгрузки, доставка и разгрузка записаны в спецификации.
• Реквизиты в счёте совпадают с договором и выпиской.
• Заключение подписано, доля предоплаты не выше указанной в нём.

Коротко

Проверка поставщика стройматериалов это шесть юридических проверок по реестрам и шесть на деле: склад, кто продаёт, документы о качестве, сроки, отзывы и реквизиты. Юридическая часть укладывается в полчаса, практическая в пару звонков и переписку. Один красный флаг повод задать вопросы, несколько повод выбрать другого поставщика из сводной таблицы коммерческих предложений. Если проверять и сравнивать поставщиков некому, пришлите ведомость «Материку»: оценку дадим за 1 рабочий день.

Частые вопросы

Где бесплатно проверить юрлицо поставщика?

По ИНН поставщика бесплатно доступны выписка из ЕГРЮЛ или ЕГРИП на сайте ФНС, сервис «Прозрачный бизнес» с налоговыми рисками и задолженностью, бухгалтерская отчётность в ГИР БО, арбитражные дела в картотеке kad.arbitr.ru, исполнительные производства в банке данных ФССП, сообщения о банкротстве на Федресурсе и реестр недобросовестных поставщиков в ЕИС. Этого достаточно, чтобы отсеять большинство рискованных контрагентов.

Какие признаки поставщика должны насторожить?

Компания зарегистрирована недавно и сразу берёт крупную предоплату, в ЕГРЮЛ отметка о недостоверности адреса или руководителя, выручка несопоставима с объёмом сделки, много судов о неоплаченных или непоставленных товарах, исполнительные производства, заблокированные счета, уведомления о намерении подать на банкротство компании. На деле настораживают склад, которого никто не видел, и документы о качестве не на вашу партию. Один признак повод задать вопросы, несколько повод отказаться.

Какие вопросы задать поставщику при проверке?

Где склад и можно ли приехать или забрать самовывозом; лежит ли товар на складе или будет заказан после оплаты; кто изготовитель и есть ли дилерское письмо завода; какой документ о качестве придёт на партию и пришлют ли скан до отгрузки; от какого события считается срок отгрузки; кто везёт и разгружает; каким клиентам с похожими объёмами можно позвонить.

Нужно ли проверять поставщика, если он давно на рынке?

Да, но проще: раз в квартал и перед крупной сделкой. У давних поставщиков тоже меняются собственники, появляются долги и суды. Особенно важно перепроверять, если поставщик внезапно просит оплату на другое юрлицо или меняет банковские реквизиты.

Как проверить сертификат на стройматериалы?

Номер сертификата или декларации соответствия ищут в реестрах Росаккредитации на сайте pub.fsa.gov.ru. Статус должен быть действующим, а изготовитель и продукция в реестре должны совпадать с тем, что указано в документе и на маркировке товара. Документ о качестве партии дополнительно сверяют с маркировкой при входном контроле.

Как оформить результат проверки поставщика?

Коротким заключением или карточкой поставщика: реквизиты, список проверок с датой и источником, найденные риски, вывод (одобрен, одобрен с условиями или отклонён), условия работы вроде доли предоплаты и объёма первой партии, кто проверял и когда перепроверить. Единой обязательной формы для коммерческих закупок нет, её закрепляют в регламенте компании.