Закупка строительных материалов для объекта: порядок и договор поставки

Как закупать строительные материалы

Закупка строительных материалов для объекта идёт по циклу: ведомость потребности, запрос цен нескольким поставщикам на каждую позицию, сравнение коммерческих предложений, проверка выбранного поставщика, договор поставки, оплата, приёмка с входным контролем и закрывающие документы. Пропущенный шаг обычно всплывает позже в виде лишних денег, сорванных сроков или материала, который нельзя принять.

Ниже каждый шаг: что делаете, что получаете на выходе и где чаще всего ошибаются.

Шаг 1. Ведомость потребности

Всё начинается со списка: что, какой марки, сколько и к какому сроку нужно на площадке. Позиция в ведомости это не «арматура», а «арматура А500С, диаметр 12 мм, 11,7 м, 8 тонн, к определённой дате». Единицы измерения должны быть теми, в которых продаёт поставщик, иначе цены не сравнить: трубу продают то в метрах, то в штуках, то в тоннах.

Что входит в ведомость и как её собрать из проекта и сметы, мы разобрали в статье про ведомость материалов. Если ведомость сырая, всё дальнейшее строится на песке.

Шаг 2. Запрос цен

Цену по каждой позиции запрашивают сразу у нескольких поставщиков: одно предложение не показывает рынок, а торговаться без альтернативы нечем. Запрос должен быть одинаковым для всех: те же марки, количества, срок, адрес и условия оплаты. Тогда ответы можно ставить рядом.

Разослать запрос по большому числу поставщиков вручную долго. Для этого есть сервис запроса КП поставщикам TurboSwift: он рассылает один запрос по базе и собирает ответы в одном месте.

Шаг 3. Сравнение коммерческих предложений

Когда ответы пришли, их сводят в таблицу: позиция, поставщик, цена, единица, срок, условия доставки и оплаты. Сравнивать нужно цену за одну и ту же единицу и с одинаковым НДС. Частые ловушки:

• цена за штуку одним поставщиком и за метр другим;
• цена с НДС против цены без НДС;
• «самая низкая цена» без доставки, которая потом заметно меняет итог;
• аналог вместо запрошенной марки, о котором написано мелко.

Как читать предложение и что в нём должно быть, описано в статье про коммерческое предложение на поставку. Сумму закупки считают по корзине целиком: поставщик с лучшей ценой на одну позицию не всегда выигрывает по всей ведомости.

Шаг 4. Проверка поставщика

Перед договором и оплатой проверьте, что компания существует, не в долгах, не в банкротстве и способна отгрузить такой объём. Основное делается по ИНН на бесплатных государственных сервисах: выписка из ЕГРЮЛ, налоговые риски, отчётность, арбитражные дела, исполнительные производства, Федресурс. Полный список из 12 проверок есть в статье как проверить поставщика.

Проверка нужна именно до оплаты: предоплату фирме с проблемами возвращают долго.

Шаг 5. Договор поставки

Отношения с поставщиком оформляются договором поставки, нормы о нём собраны в главе 30 Гражданского кодекса РФ «Купля-продажа», в параграфе 3 «Поставка товаров» (статьи 506-524). Закон оставляет сторонам много свободы, поэтому всё важное вы записываете сами. Ключевые условия:

Базис поставки проще понять по терминам: кто и до какой точки везёт и за что отвечает. Это разобрано в статье про условия поставки EXW, FCA, DAP. Для внутренних перевозок по России термины используют реже, но логика та же: в договоре должна быть названа точка, где переходят риски.

Отдельно закладывайте в договор то, что относится именно к стройке: поставка партиями под график работ, замена несоответствующей партии за счёт поставщика, право отказаться от непоставленной части. Сроки и размер неустоек согласуйте с юристом: типовые формулировки с рынка подходят не всегда.

Шаг 6. Оплата

Порядок оплаты записан в договоре: предоплата, оплата по факту отгрузки или после приёмки, отсрочка. Чем новее поставщик и крупнее сумма, тем осторожнее схема: часть до отгрузки, остаток после приёмки партии. Платите только на реквизиты, указанные в договоре, и юрлицу, с которым он заключён. Просьба оплатить на другую компанию группы повод остановиться и проверить.

Шаг 7. Приёмка и входной контроль

Привезли материал, и здесь решается, что вы получили. Сверяют количество с накладной, смотрят документы о качестве, маркировку и внешний вид, при необходимости делают замеры. Если что-то не так, партию не допускают в работу, составляют акт с фотографиями и в срок, указанный в договоре, письменно извещают поставщика.

Порядок проверки, что смотреть у арматуры, кирпича и труб и как вести журнал, описан в статье про входной контроль материалов. Готовый шаблон: журнал входного контроля в ExcelExcel, .xlsx.

Шаг 8. Закрывающие документы

Партия принята, остаётся собрать комплект: накладная или УПД с вашей подписью, счёт-фактура, паспорта и сертификаты на партию, акт входного контроля, акты по расхождениям, если они были. Эти документы нужны бухгалтерии для учёта и вычета НДС, а исполнительная документация для сдачи работ заказчику ссылается на сертификаты применённых материалов. Теряются они чаще всего потому, что приходят не вместе с товаром, а позже по почте. Пропишите в договоре срок передачи документов и храните их по партиям.

Где закупка чаще всего ломается

• Нет ведомости. Поставщики отвечают на разные вопросы, цены несравнимы.
• Один поставщик на всё. Нет альтернативы, торговаться нечем.
• Договор шаблонный. Нет спецификации и приёмки, спор решается на доверии.
• Проверка после оплаты. Деньги уже ушли.
• Приёмка «по накладной». Брак выясняется в монтаже.

Что закупка занимает по времени и силам

Один человек, который ведёт закупку, должен собрать ведомость, обзвонить и дождаться ответов, свести таблицу, проверить победителя, согласовать договор и принять каждую партию. Для объекта с десятками позиций это отдельная работа на недели, а прораб в это время нужен на площадке. Поэтому закупку часто передают снаружи.

Как это делаем мы

«Материк» ведёт закупку от разбора ведомости и запроса коммерческих предложений до доставки на площадку и сбора закрывающих документов. Вы присылаете ведомость, и за 1 рабочий день мы возвращаемся с оценкой: сколько стоит закупка у рынка и сколько стоит наша работа. По каждой позиции собираем 10-30 коммерческих предложений; сводная таблица по типовой ведомости на 50-150 позиций готова за 2-4 рабочих дня. Поставщиков проверяем по ЕГРЮЛ и арбитражным делам, сравниваем цену за одну единицу, сроки, условия оплаты и доставку. Договор и счёт обычно оформляются на вашу компанию, поставщику вы платите напрямую, наценки на материалы у нас нет.

Стоимость понятна заранее. Разовая заявка: 5 % от суммы закупки, минимум 15 000 ₽. Снабжение объекта по агентскому договору: от 3 % от суммы закупок, от 200 000 ₽ в месяц, фиксированно. Для нескольких объектов условия аутсорсинга обсуждаем по запросу.

Если хотите проверить на практике, передайте нам ведомость, и за 1 рабочий день получите оценку закупки и стоимости нашей работы.

Коротко

Закупка идёт по циклу: ведомость, запрос цен нескольким поставщикам, сравнение предложений, проверка поставщика, договор со спецификацией, сроками, базисом поставки, приёмкой, документами и ответственностью, оплата, входной контроль и закрывающие документы. Ошибка на раннем шаге дорожает на каждом следующем, поэтому лучше потратить день на ведомость и договор, чем неделю на разбор претензий.

Частые вопросы

С чего начать закупку строительных материалов для объекта?

С ведомости потребности: список позиций с марками, размерами, количеством, единицами и сроком, к которому материал нужен на площадке. Без ведомости поставщики считают по-разному, и цены нельзя сравнить между собой. Ведомость берут из проекта и сметы, а объёмы уточняет прораб.

Сколько поставщиков нужно опросить по каждой позиции?

Единого числа в законе нет, это вопрос вашего регламента. На практике по каждой позиции запрашивают цены у нескольких поставщиков сразу: так видно рыночный диапазон и можно торговаться. Мы запрашиваем 10-30 коммерческих предложений на позицию.

Какие условия обязательно прописать в договоре поставки?

Спецификацию с наименованием, маркой и количеством, цену и порядок её изменения, сроки и график отгрузки, базис поставки и кто платит за доставку и разгрузку, порядок приёмки по количеству и качеству, перечень документов, ответственность сторон. Всё, что не записано, потом приходится доказывать.

Можно ли платить поставщику полную предоплату?

Можно, если поставщик проверен, но безопаснее разбить оплату: часть до отгрузки, остаток после приёмки партии. Чем новее поставщик и крупнее сумма, тем меньше должна быть предоплата. Порядок и сроки оплаты фиксируются в договоре.

Что делать, если привезли не то, что заказывали?

Не принимать в работу, зафиксировать расхождение актом с фотографиями и в срок, указанный в договоре, письменно известить поставщика. Дальше требуют замену, довоз или снижение цены, как предусмотрено договором и законом. Поэтому порядок приёмки пишут в договор заранее.