ведомость материалов
Ведомость материалов: как составить, форма и образец
С ведомости начинается любая закупка: по ней запрашивают цены, считают бюджет и планируют поставки. Показываем, как собрать ведомость из проекта так, чтобы поставщики не ошиблись, а материалы приехали к нужному этапу.
Что такое ведомость материалов
Ведомость материалов это сводный список всех материалов для объекта или этапа: наименование, марка, ГОСТ или ТУ, единица измерения и количество. В строительстве её собирают из спецификаций рабочей документации и смет, добавляют запас на отходы, сроки поставки и привязку к этапам работ. По ведомости запрашивают коммерческие предложения, формируют бюджет закупки и проверяют поставки на объекте.
Её же называют ведомостью потребности в материалах или ведомостью строительных материалов, а общую по всем разделам проекта сводной ведомостью.
Какие бывают ведомости
В разговоре на стройке словом «ведомость» называют несколько разных документов. Их полезно различать, чтобы не отправить поставщику не то.
| Документ | Для чего | Откуда данные |
|---|---|---|
| Ведомость потребности в материалах | Что и сколько купить на объект или этап | Спецификации рабочей документации, сметы |
| Ведомость объёмов работ и материалов | Сколько работ и материалов на каждую работу, для смет и тендеров подрядчиков | Проект, обмеры |
| Ведомость расхода и списания материалов | Сколько материала фактически ушло в работу | Отчёты мастеров, акты, отчёт по форме М-29 |
| Ведомость смонтированных материалов | Что уже установлено, для актов выполненных работ | Исполнительная документация |
| Ведомость выдачи материалов | Сколько выдали со склада бригаде или участку | Складской учёт, лимитно-заборная карта |
| Разделительная ведомость поставки | Кто что поставляет: заказчик или подрядчик | Договор подряда, давальческая схема |
| Дефектная ведомость | Какие работы и материалы нужны для ремонта | Осмотр, обследование |
Для закупки нужна первая. Дальше речь о ней. Оборотная ведомость по материалам из бухгалтерии показывает остатки по учёту и к закупке отношения не имеет.
Есть ли ГОСТ на ведомость материалов
Отдельного действующего стандарта на ведомость потребности нет. На смену ГОСТ 21.109-80 «Ведомости потребности в материалах» с 01.06.1995 пришёл ГОСТ 21.110-95, а его с 01.01.2015 сменил ГОСТ 21.110-2013 «Спецификация оборудования, изделий и материалов». Снабженцу из него важны три пункта:
- Не во всех разделах. Спецификацию по форме 1 составляют ко всем основным комплектам рабочих чертежей, кроме конструктивных решений: железобетонных, металлических и деревянных конструкций (п. 4.1). Там материалы ищите в документах самих разделов: для железобетона в спецификациях и ведомости расхода стали по ГОСТ 21.501-2018 (разделы 6.5 и 6.6), для металлоконструкций в спецификации металлопроката по ГОСТ 21.502-2016.
- Не всё, что нужно купить. В спецификацию не включают изделия и материалы, номенклатуру и количество которых строительно-монтажная организация определяет по технологическим и производственным нормам (п. 4.6). Их добавляете вы.
- Форму можно дополнять графами по стандарту организации (п. 4.1). Ведомость для закупки тоже ведут по своей форме: графы спецификации плюс запас, сроки и этапы.
Из чего собирают ведомость
- Спецификации рабочей документации всех разделов, в конструктивных вместе с ведомостью расхода стали. Это главный источник.
- Сметы. В них, особенно в ресурсной ведомости, видны материалы, которые не попали в спецификации: крепёж, расходники, вспомогательные материалы.
- Ведомость объёмов работ. Помогает не забыть материалы для временных сооружений и подготовительных работ.
- Проект производства работ и график. Из них берутся сроки: когда какой материал должен быть на объекте.
Кто составляет и утверждает ведомость
Спецификации готовит проектировщик. По ГОСТ Р 21.101-2026 (действует с 01.04.2026) спецификация относится к прилагаемым документам, и проектная организация передаёт их заказчику одновременно с основным комплектом рабочих чертежей (п. 4.2.6). Ведомость для закупки делает тот, кто будет покупать, и порядок в каждой компании свой. Чаще всего так:
| Кто | Что делает |
|---|---|
| ПТО или инженер участка | Собирает и сводит позиции, проверяет марки и количества |
| Снабженец | Добавляет единицы продажи, делит на лоты, сверяет сроки с прорабом |
| Главный инженер или руководитель проекта | Утверждает ведомость и все изменения |
| Заказчик | Согласует, если часть материалов поставляет сам или договор требует согласовывать аналоги |
Порядок закрепите приказом или регламентом. После утверждения правки вносят только через утвердившего, с номером версии и датой. Иначе на объекте живут три ведомости, и закупают по той, что попалась первой.
Если своего снабжения на объект не хватает, закупку по готовой ведомости можно передать на снабжение строительных объектов под ключ.
Как составить ведомость: пошагово
- Возьмите актуальную версию проекта. Сверьте номера изменений листов.
- Соберите все спецификации по разделам проекта в одну таблицу, не меняя формулировок.
- Сведите одинаковые позиции. Одна марка, один размер, один ГОСТ: одна строка. Арматура Ø12 из фундаментов и из перекрытий должна стоять одной строкой, иначе поставщик посчитает две поставки.
- Проверьте марки и стандарты. «Труба 32» без указания типа и ГОСТ это не позиция, а вопрос. Уточните у проектировщика или по чертежам.
- Разберитесь с единицами. Количество по проекту оставьте в единицах спецификации. Отдельной пометкой укажите, как материал продаётся: штанги, листы, упаковки, барабаны, поддоны.
- Добавьте то, чего нет в спецификациях: расходники, крепёж, материалы для временных сооружений.
- Добавьте запас на отходы и бой по нормам организации или по опыту прошлых объектов.
- Привяжите к графику. Для каждой позиции укажите этап работ и дату, к которой материал должен быть на объекте.
- Разбейте на лоты для закупки. Металл, бетон, кладочные материалы, инженерные сети, отделка: каждый лот уходит профильным поставщикам.
Разбор на примере: черновик и чистовик
Учебный пример. Инженер прислал черновик: позиции скопированы из трёх разделов как есть. Вот что пришлось исправить.
| Строка черновика | Что не так | Как стало |
|---|---|---|
| «Арматура 12, 6,2 т» (фундаменты) и «Арматура А500С Ø12, 12,2 т» (перекрытия) | Одна позиция в двух строках, у первой нет класса и стандарта | Класс сверили по чертежу фундаментов: одна строка «Арматура А500С Ø12, ГОСТ 34028-2016, 18,4 т» |
| «Труба 32, 380 м» | «32» может быть и условным проходом, и наружным диаметром. У трубы ВГП с условным проходом 32 по ГОСТ 3262-75 наружный диаметр 42,3 мм, а стенка бывает трёх толщин: 2,8, 3,2 или 4,0 мм | По чертежу: «Труба стальная ВГП Ду 32 × 3,2, ГОСТ 3262-75, 380 м» |
| «Кирпич, 42 000» | Нет вида, марки, стандарта и единицы | «Кирпич полнотелый М150, ГОСТ 530-2012, 42 000 шт», в примечании: продаётся поддонами |
| Строки нет | Расходников для монтажа в спецификациях нет | Добавлен раздел «Расходные материалы» по нормам организации |
Как считать запас
Запас закладывают под конкретные потери. Методика по разработке и применению нормативов трудноустранимых потерь и отходов материалов в строительстве (приказ Минстроя России от 16.01.2020 № 15/пр, ред. от 14.10.2024) делит их по трём видам процессов (п. 4): перевозка от склада производителя до склада потребителя с погрузкой и разгрузкой и хранение на приобъектном складе; монтаж и производство работ; перемещение по площадке от приобъектного склада до места работ. В закупке добавляется кратность: остаток последней упаковки или штанги тоже придётся купить.
Процент берите из производственных норм организации, из проекта или ППР, если там расход указан с отходами, или из отчётов о списании с похожих объектов. Откуда берутся нормы и как сверять их с фактом, разобрано в статье про форму М-29.
Главное: не добавлять запас дважды. Нормативы Методики предназначены для сметы (пп. 3 и 6), поэтому в количестве из сметы потери, как правило, уже есть. Количество из спецификации посчитано по чертежам, отходов на раскрой и бой в нём нет.
Формула: к закупке = по проекту × (1 + запас / 100), затем округление вверх до единицы продажи.
Учебный пример, числа условные. Трубы 380 м, запас по нормам организации 3 %: 380 × 1,03 = 391,4 м. Трубы продаются штангами по 6 м: 391,4 ÷ 6 = 65,2, значит, 66 штанг, это 396 м. Оставьте в ведомости обе цифры: потребность и закупку.
Единицы измерения и пересчёт
Количество по проекту остаётся в единицах спецификации, рядом пишется единица продажи. Цены из предложений приводят к единице ведомости, а не наоборот.
| Материал | В проекте | В чём продают | Как пересчитать (учебные числа) |
|---|---|---|---|
| Арматура, прокат | т | тонны, метры, прутки | По массе 1 м, формулы в статье про спецификацию металлопроката |
| Трубы | м | метры, штанги, тонны | Метры ÷ длина штанги, с округлением вверх |
| Кирпич, блоки | шт или м³ кладки | штуки, поддоны | Кубометры в штуки по нормам организации, затем на поддоны этого завода |
| Плитка, листовые | м² | упаковки, листы | 105 м² ÷ 1,44 м² в упаковке = 72,9 → 73 упаковки |
| Сухие смеси | кг или т | мешки | 2 000 кг ÷ 25 кг = 80 мешков |
Проверка любого предложения: цена × количество должна дать сумму строки. Не сошлось, значит, поставщик считал в другой единице.
Пример ведомости
Так выглядит фрагмент ведомости потребности для каркаса и кладки жилого дома. Количество к закупке считается формулой: по проекту плюс запас, с округлением вверх до сотых, как в шаблоне ниже: 18,4 × 1,03 = 18,952 т, в ведомость идёт 18,96 т. До целых штанг, упаковок и поддонов его доводят по единице продажи: трубу из строки 4 закупят 66 штангами по 6 м, то есть 396 м, как в расчёте выше. Пример учебный: проценты запаса условные, свои берите из норм организации.
| № | Наименование | Марка, ГОСТ | Ед. | По проекту | Запас | К закупке | На объект к |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Арматура | А500С Ø12, ГОСТ 34028-2016 | т | 18,4 | 3 % | 18,96 | началу армирования плиты |
| 2 | Бетон | В25 П4 W6 F150 | м³ | 240 | 2 % | 244,8 | дню бетонирования по графику |
| 3 | Кирпич полнотелый | М150, ГОСТ 530-2012 | шт | 42 000 | 5 % | 44 100 | началу кладки этажа |
| 4 | Труба стальная ВГП | Ду 32 × 3,2, ГОСТ 3262-75 | м | 380 | 3 % | 391,4 | монтажу стояков |
Бетон заказывают партиями на каждое бетонирование, а не весь объём сразу, но в ведомости удобно видеть общий объём: по нему договариваются о цене с заводом.
Форма ведомости: готовый шаблон
Мы собрали форму ведомости потребности в Excel: графы из примера выше, формула для количества к закупке, строки-примеры и подсказка по запасу. Шаблон печатается на А4 альбомно.
Как заполнять бланк: в шапке объект, раздел, кто составил, дата и основание с номерами комплектов чертежей. Одна строка это одна позиция с одной маркой и размером. В «Примечании» пишите единицу продажи.
Ведомость по этапам и графику поставок
Ведомость на весь объект нужна для цены: по общему объёму договариваются о скидке. Заказывают же по этапам, и у каждой строки две даты: когда материал нужен на площадке и когда его пора заказывать. Считают назад от начала работ по графику.
Учебный пример, сроки условные. Кладка третьего этажа начинается 30.11.2026.
- Кирпич нужен на площадке за 2 рабочих дня, с запасом на приёмку и входной контроль: к 26.11.2026.
- Поставщик привозит через 5 рабочих дней после оплаты: оплатить до 19.11.2026.
- Договор и счёт согласуют за 3 рабочих дня: выбрать поставщика до 16.11.2026.
- Сбор и сравнение предложений занимают 5 рабочих дней: запрос уходит не позже 09.11.2026.
Три недели до начала кладки, а не «за пару дней, когда позвонил прораб».
| Группа | Как заказывать |
|---|---|
| Изделия под заказ: окна, двери, металлоконструкции, оборудование | Первыми: изготовление обычно дольше всего |
| Бетон, раствор | Партиями на каждое бетонирование |
| Арматура, металл | Под этап армирования |
| Кладка и отделка | Комплектами на этаж или секцию |
Где разгружать и хранить привезённое, разобрано в статье про поставку материалов на объект.
Как из ведомости собрать запросы поставщикам
- Разделите на лоты по профилю поставщика: металл, бетон и растворы, кладка, инженерные сети, отделка.
- Перенесите строки как есть: наименование, марка, ГОСТ или ТУ, единица, количество. Ничего не сокращайте.
- Укажите условия: адрес, сроки по этапам, доставка и разгрузка.
- Попросите цену за единицу ведомости и сумму по строке, а также документы о качестве на партию.
- Разошлите запрос нескольким профильным поставщикам. Поставщиков по каждой позиции можно подобрать в каталоге поставщиков стройматериалов TurboSwift: там компании разложены по категориям, от кирпича до вентиляции.
Частые ошибки
| Ошибка | Что случится |
|---|---|
| Одинаковые позиции разбросаны по разделам | Поставщик посчитает несколько мелких партий дороже одной крупной |
| Нет марки или ГОСТ | Предложения несравнимы: каждый предложит своё |
| Единицы не сведены | Цена за штуку сравнивается с ценой за метр, ошибка от десятков процентов до нескольких раз |
| Нет сроков | Материал приезжает раньше и мешает на площадке или позже и срывает этап |
| Запас не заложен | Докупка мелкими партиями по розничной цене |
| Запас добавлен к количеству из сметы | Потери посчитаны дважды, лишнее остаётся на объекте |
| Забыты материалы, которых нет в спецификациях | Расходники и крепёж покупают в последний момент и дороже |
| Аналог вписан без согласования | Вопросы при приёмке работ и в исполнительной документации |
| Ведомость не обновляется | После изменений в проекте закупают уже ненужное |
Чек-лист перед отправкой
- Версия проекта сверена, ведомость утверждена, версия и дата стоят в шапке.
- Одинаковые позиции сведены, у каждой марка и ГОСТ или ТУ.
- У каждой строки единица по проекту и единица продажи.
- Запас взят из норм организации и не задвоен со сметой.
- Добавлены расходники, которых нет в спецификациях.
- У каждой строки этап и дата на площадке.
Что делать с ведомостью дальше
Когда нужно понять бюджет, ведомость умножают на цены: как собрать смету на материалы и сверить её с ценами поставщиков, разобрано отдельно. Готовая ведомость превращается в запросы коммерческих предложений: по каждой группе материалов профильным поставщикам. Как составить запрос и сравнить ответы, разбираем в статье «Коммерческое предложение на поставку: как запросить и сравнить». А когда материал приедет, пригодится входной контроль: сверка поставки с ведомостью и документами о качестве.
Если на это нет времени, пришлите ведомость нам: соберём коммерческие предложения поставщиков, 10-30 по каждой позиции. Первую оценку присылаем за 1 рабочий день, сводную таблицу за 2-4 дня. Наценки на материалы у нас нет, платите вы напрямую поставщику.
Частые вопросы
Чем ведомость материалов отличается от спецификации?
Спецификация входит в рабочую документацию и перечисляет оборудование, изделия и материалы по одному комплекту чертежей; для всех комплектов, кроме конструктивных, её форму задаёт ГОСТ 21.110-2013. Ведомость материалов для закупки сводит спецификации всех разделов в один список, объединяет одинаковые позиции, добавляет запас, сроки поставки и этапы работ. Спецификация отвечает на вопрос «что заложено в проект», ведомость на вопрос «что, сколько и когда купить».
Какой запас материалов закладывать в ведомость?
Единого норматива для закупки нет. Процент берут из производственных норм своей организации, из проекта или ППР, а если их нет, из отчётов о списании на похожих объектах. Если количество взято из сметы, трудноустранимые потери в нём, как правило, уже учтены, и второй раз их не добавляют. Итог округляют вверх до единицы продажи: целой упаковки, штанги, поддона.
В каких единицах указывать количество?
Количество по проекту указывайте в тех единицах, что в спецификации: тонны, кубометры, метры, штуки. Рядом полезно отметить, в чём материал продаётся: штанги по 11,7 метра, листы, упаковки, барабаны. Иначе поставщик выставит цену за штуку, а вы сравните её с ценой за метр и ошибётесь в разы.
Можно ли отправлять поставщикам ведомость как есть?
Лучше отправлять выборку по группам материалов: металл одним запросом, инженерные сети другим, отделку третьим. Профильный поставщик ответит быстрее и точнее, а вы сможете сравнить предложения построчно. Главное, чтобы марки, ГОСТы и единицы в запросе совпадали с ведомостью.
Есть ли ГОСТ на ведомость материалов?
Отдельного действующего стандарта нет. ГОСТ 21.109-80 «Ведомости потребности в материалах» заменён ещё в 1995 году. Сейчас материалы в рабочей документации перечисляет спецификация по ГОСТ 21.110-2013, а в конструктивных разделах спецификации на листах чертежей, ведомость расхода стали и спецификация металлопроката. Ведомость для закупки компании ведут по своей форме, обычно на основе граф спецификации.
Кто составляет ведомость потребности в материалах?
Спецификации готовит проектировщик. Ведомость для закупки обычно собирает ПТО подрядчика или инженер участка, снабженец добавляет единицы продажи и делит её на лоты, а утверждает главный инженер или руководитель проекта. Кто за что отвечает, лучше закрепить приказом или регламентом компании.