Аутсорсинг снабжения в строительстве: когда он выгоднее своего отдела

Короткий ответ

Аутсорсинг снабжения в строительстве выгоднее своего отдела, когда закупки идут волнами: на старте объекта их много, потом мало, а между объектами нет вовсе. Постоянный отдел получает зарплату в любом месяце, внешний исполнитель оплачивается за конкретную закупку или за объект. Если загрузка ровная и большая на весь год, свой отдел может оказаться разумнее. Ниже разбираем, что именно передают, что остаётся у вас, как сравнить затраты без выдуманных цифр и как начать.

Что передают на аутсорс

В комплексное снабжение компаний строительной отрасли обычно входит вся рабочая часть закупки, где нужны время и перебор вариантов:

• Разбор ведомости. Список раскладывают на позиции, уточняют марки, ГОСТы и объёмы, убирают дубли. Подробнее о том, как должна выглядеть ведомость, в статье про ведомость материалов.
• Запрос коммерческих предложений. Рассылка заводам, дилерам и складам. «Материк» собирает по каждой позиции обычно 10-30 предложений, а не два привычных.
• Сверка цен и счетов. Цену приводят к единице ведомости: штуки в метры, упаковки в килограммы. Счёт сверяют с КП, итог берут после скидки.
• Логистика. Считают доставку, собирают попутные позиции в одну машину, согласуют окно разгрузки с прорабом.
• Документы. Накладные, УПД и сертификаты собирают в одну папку.

Именно эти задачи съедают рабочие дни снабженца: чтобы честно сравнить два десятка предложений, нужно прочитать два десятка файлов в разных форматах. Как устроено такое сравнение, мы описывали в статье про коммерческое предложение на поставку.

Что остаётся у заказчика

Аутсорсер готовит решение, но решает и отвечает по сделке заказчик. Остаются у вас:

1. Договоры. Обычно договор и счёт оформляются на вашу компанию, и подписываете их вы. Мы не становимся посредником между вами и заводом.
2. Оплата. Вы платите поставщику напрямую по его счёту. Деньги за материалы не проходят через нас, и наценки на материалы у нас нет.
3. Подпись при приёмке. Мы сверяем поставку с накладной, фиксируем недостачу и пересорт и собираем документы, но груз получает и накладную подписывает ваш представитель на площадке: материалы покупает ваша компания. Как это делать системно, описано в статье про входной контроль материалов.
4. Выбор из сводной. Мы показываем таблицу с ценой за единицу, сроками, условиями оплаты и доставки. Какого поставщика взять, решаете вы.

Такое разделение защищает обе стороны: вы контролируете деньги и договоры, мы отвечаем за охват рынка и пересчёт цифр в сводной.

Свой отдел или аутсорс: из чего складываются затраты

Сравнивать «зарплату снабженца» с «ставкой аутсорсера» неправильно: у отдела есть скрытые статьи. Посчитайте по формуле для вашей компании.

Стоимость своего снабженца в месяц = оклад + страховые взносы с оклада + рабочее место + время руководителя на постановку задач и проверку + расходы на обучение и отпуска.

Мы намеренно не называем среднюю зарплату снабженца: она зависит от города и опыта, а цифра без источника и даты вводила бы вас в заблуждение. Подставьте свои числа, они у бухгалтерии есть.

Учтите: агентский договор на объект включает фикс от 200 000 ₽ в месяц, он платится и в месяцы с небольшими закупками. Поэтому для редких закупок между объектами честнее сравнивать свой отдел с разовыми заявками.

Главный вопрос не «что дешевле в месяц», а «сколько стоит час снабженца, когда он простаивает, и сколько стоит ошибка в цене, когда он торопится». Ошибки бывают дорогими. Например, в коммерческом предложении стояло: труба Ø200 длиной 1250 мм, 137 шт, цена 2 756 ₽. Это цена за штуку. Если записать её как цену за метр, труба выглядит на 25 % дороже, чем есть: 2 756 ₽ ÷ 1,25 м = 2 204,80 ₽ за метр. При ручной сверке такие вещи теряются первыми.

Сколько это стоит у нас

Ставки «Материка» известны до начала работы и указаны без НДС:

• Разовая заявка: 5 % от суммы закупки, минимум 15 000 ₽. Подходит, когда нужно закрыть одну ведомость.
• Снабжение объекта по агентскому договору: от 3 % от суммы закупок, от 200 000 ₽ в месяц, фикс. Подходит для стройки от трёх месяцев, когда поставки идут волнами под этапы.
• Аутсорсинг для нескольких объектов: по запросу, цена зависит от числа объектов. Подходит компании, которая хочет обойтись без своего отдела снабжения.

Наценки на материалы у нас нет: материалы и доставку вы оплачиваете по счетам поставщиков напрямую. Чтобы понять, что выгоднее для вашего объёма, достаточно прислать ведомость: сколько стоит закупка у рынка и сколько стоит наша работа, мы назовём за 1 рабочий день.

Когда аутсорс лучше

• Закупки волнами. Старт объекта, смена этапа, отделка: нагрузка скачет, а штат нет.
• Нет снабженца вовсе. Прораб или руководитель закупает между делом и не успевает сравнивать.
• Новый регион или новая номенклатура. Вы не знаете, у кого брать, а перебор рынка требует времени. Мы работаем по всей России и запрашиваем предложения у поставщиков рядом с объектом.
• Нужна проверка цен. Вы сомневаетесь, что текущий поставщик даёт рыночную цену.
• Срочный объект. Нужно быстро поднять закупки без найма и обучения.

Когда аутсорс не выгоден

Честно: он подходит не всем.

• Закупки мелкие и редкие. Минимум разовой заявки 15 000 ₽ срабатывает при закупке до 300 000 ₽ (5 % от 300 000 ₽ как раз 15 000 ₽). На закупке в 50 000 ₽ это уже 30 % от суммы, и экономия на цене такую ставку вряд ли покроет.
• Сильный отдел с загрузкой на весь год. Если у вас снабженцы заняты ровно и результативно, внешний исполнитель добавит только расходы на согласование.
• Нет ведомости. Если заказчик сам не знает, что ему нужно, начинать нужно с проекта и спецификации, а не со снабжения. Порядок «сначала состав, потом цена» мы разбирали в статье про снабжение в строительстве.
• Прямой договор с конкретным заводом. Если поставщик определён рамочным договором или требованием заказчика, сравнивать нечего.
• Закупка по закрытому каталогу. Если ассортимент жёстко ограничен, перебор рынка не даст выигрыша.

Если вы узнали себя в этом списке, нам выгоднее сказать об этом сразу, чем брать работу, которая не окупится.

Как начать работать с «Материком»

1. Присылаете ведомость. Подойдёт спецификация, таблица или фото списка. Не нужно приводить её в порядок заранее.
2. Первая оценка за 1 рабочий день. Вернёмся с ответом: сколько стоит закупка у рынка и сколько стоит наша работа.
3. Запрос предложений. Разбираем ведомость, уточняем марки и объёмы, рассылаем запросы заводам, дилерам и складам. По каждой позиции собираем 10-30 коммерческих предложений.
4. Сводная за 2-4 рабочих дня. Такой срок у типовой ведомости на 50-150 позиций. Получаете таблицу с ценами, приведёнными к единице ведомости, со сроками, условиями оплаты и доставки. Компании проверяем по ЕГРЮЛ и арбитражным делам, а в сводную попадают только предложения, в которых сходятся цена, количество и итог документа. Срочные позиции, которые нужны на объекте завтра, закрываем отдельно и в первую очередь. О том, как самому проверять контрагента, написано в нашей статье о проверке поставщика, а для разовой самостоятельной рассылки подойдёт сервис запроса КП поставщикам.
5. Вы выбираете, мы организуем доставку. Договор и оплата у вас напрямую с поставщиком, мы считаем логистику, собираем документы и помогаем с приёмкой.

Хотите попробовать на одной ведомости? Передайте ведомость «Материку»: разовая заявка стоит 5 % от суммы закупки, минимум 15 000 ₽, а если нужно снабжение объекта целиком, обсудим агентский договор.

Коротко

Аутсорс снабжения выгоден при неровной загрузке, новой номенклатуре и нехватке людей. Договоры, оплата, выбор и подпись при приёмке остаются у вас, а мы берём разбор ведомости, 10-30 предложений на позицию, сверку цен и документы. Не выгоден при мелких редких закупках и сильном загруженном отделе. Считайте по формуле: оклад с взносами, рабочее место и время руководителя против ставки исполнителя, и сверяйте с ценой ошибки в сводной.

Частые вопросы

Что такое аутсорсинг снабжения в строительстве?

Это передача внешней команде работы с поставщиками: разбор ведомости, запрос коммерческих предложений, сверка цен и счетов, организация доставки и сбор закрывающих документов. Договоры, оплата, выбор поставщика и подпись в документах при приёмке остаются у заказчика.

Сколько стоит аутсорсинг снабжения?

У «Материка» разовая заявка стоит 5 % от суммы закупки, минимум 15 000 ₽. Снабжение объекта по агентскому договору стоит от 3 % от суммы закупок, от 200 000 ₽ в месяц, фикс. Для нескольких объектов цену называем по запросу, она зависит от числа объектов. Ставки указаны без НДС.

Берёте ли вы наценку на материалы?

Нет. Наценки на материалы нет, поставщику вы платите напрямую по его счёту. Наше вознаграждение это только ставка по выбранному формату.

Когда аутсорсинг снабжения не подходит?

Когда закупки мелкие и редкие, когда у вас уже есть сильный отдел с загрузкой на весь год, когда нет внятной ведомости и заказчик сам не знает, что ему нужно, или когда нужна закупка у одного определённого поставщика по прямому договору.

Как начать работать с «Материком»?

Пришлите ведомость, спецификацию или даже фото списка. За 1 рабочий день вернёмся с первой оценкой, полную сводную по типовой ведомости на 50-150 позиций соберём за 2-4 рабочих дня.