учёт на складе
Журнал учёта материалов на объекте: приход, расход и остатки
Журнал учёта материалов это хронологическая запись движения материалов на приобъектном складе: что пришло и по какому документу, кому выдано под подпись и сколько осталось по каждой позиции. Разбираем графы, сверку прихода с УПД, остатки, инвентаризацию и места, где материал теряется.
Что такое журнал учёта материалов
Журнал учёта материалов это документ, в котором на приобъектном складе по порядку записывают каждую операцию с материалом: приход по накладной или УПД, выдачу бригаде, возврат, перемещение на другой объект. Журнал нужен, чтобы в любой день ответить на три вопроса: сколько пришло, сколько ушло в работу и сколько должно лежать на складе.
Важно не путать его с соседними документами. Журнал входного контроля записывает проверку качества партии, а журнал учёта считает количество. Выдачу одного материала частями в пределах лимита ведут по лимитно-заборной карте, а расход на выполненный объём сравнивают с нормами в отчёте по форме М-29. Журнал учёта сводит движение всех материалов в одну таблицу с остатками.
Есть ли единая форма журнала
Формы под названием «журнал учёта материалов» в альбомах унифицированных форм нет. Постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 № 71а по учёту материалов утверждены, в частности, приходный ордер М-4, акт о приёмке материалов М-7, лимитно-заборная карта М-8, требование-накладная М-11, накладная на отпуск материалов на сторону М-15 и карточка учёта материалов М-17.
Ближе всего к журналу карточка М-17. По указаниям к постановлению она применяется для учёта движения материалов на складе по каждому сорту, виду и размеру, заполняется на каждый номенклатурный номер и ведётся материально ответственным лицом. Записи делают на основании первичных приходно-расходных документов в день операции. Среди граф: дата записи, номер документа, от кого получено или кому отпущено, приход, расход, остаток, подпись.
Обязательной М-17 не является. С 01.01.2013 формы первичных документов определяет руководитель компании (часть 4 статьи 9 закона № 402-ФЗ), а Минфин России в информации от 04.12.2012 № ПЗ-10/2012 прямо написал, что формы из альбомов унифицированных форм с этой даты не обязательны. Журнал можно вести по своей форме, утвердив её приказом или в учётной политике.
На объекте с сотней позиций карточка на каждую неудобна, практичнее хронологический журнал плюс сводка остатков. Так устроен и наш шаблон: листы «Движение» и «Остатки».
Кто ведёт журнал на объекте
Журнал ведёт материально ответственное лицо, которое назначают приказом. На крупном объекте это кладовщик, на небольшом мастер или прораб. Материальную ответственность оформляют с кадровой службой, журнал этот вопрос не решает.
Правило одно: журнал ведёт один человек, остальные расписываются только в своих строках. При приходе подписывает тот, кто принял материал с машины, при выдаче получатель, обычно бригадир. Если журнал «ведут все», то при недостаче виноватых нет.
Снабженец журнал не ведёт, но смотрит в него каждый день: по остаткам видно, когда заказывать следующую партию.
Графы журнала и как их заполнять
| Графа | Что писать | На что смотреть |
|---|---|---|
| Дата операции | День, когда материал пришёл или выдан | Не дата документа и не дата заполнения |
| Документ | Вид, номер, дата: УПД, накладная, ЛЗК, требование, акт | Без документа строки не бывает |
| Материал | Наименование, как в ведомости и проекте | Писать одинаково в каждой строке |
| Марка, размер | Марка, класс, диаметр, ГОСТ или ТУ | Разные марки это разные позиции |
| Единица | Штуки, тонны, метры, кубометры | Одна единица на позицию на весь журнал |
| Приход | Фактически принятое количество | По пересчёту, а не по документу |
| Расход | Выданное количество | Только под подпись получателя |
| От кого или кому | Поставщик и номер машины или бригада, вид работ, захватка | Без захватки расход потом не сверить с объёмами |
| Остаток по позиции | Приход минус расход по этой позиции на текущую строку | В шаблоне считается формулой |
| Подпись | Фамилия и подпись принявшего или получившего | Подпись того, кто реально получил |
Пример заполнения
Учебный пример, как в шаблоне. 01.10.2026 по УПД пришло 10 000 штук кирпича М150, пересчитали поддоны, расхождений нет: приход 10 000, остаток 10 000. 02.10.2026 по ЛЗК бригаде 1 на кладку наружных стен выдано 3 000 штук: расход 3 000, остаток 7 000, подпись бригадира. В тот же день пришло 2,4 тонны арматуры А500С диаметром 12 мм: это другая позиция, и её остаток 2,4 тонны считается отдельно от кирпича.
Приход: сверка с накладной и УПД
Приход это место, где ошибка стоит дороже всего: недостача, которую не записали при разгрузке, потом повиснет на складе.
- До разгрузки сверьте документ с заказом. Наименование, марка, количество и единица в УПД или накладной должны совпадать со счётом и заявкой.
- Пересчитайте при разгрузке. Штучное считают поштучно или по целым поддонам и пачкам, прокат по биркам на связках и весу из документа, навалочное по обмеру.
- Пишите в журнал фактически принятое. Тот же принцип заложен в указаниях к приходному ордеру М-4: ордер «должен выписываться на фактически принятое количество ценностей».
- Расхождение оформите сразу. Отметка в накладной и акт о расхождении с подписью водителя или представителя поставщика. Унифицированный вариант такого акта, форма М-7, по указаниям к ней служит основанием для претензии поставщику. По договору поставки о выявленных несоответствиях покупатель обязан незамедлительно письменно уведомить поставщика (пункт 2 статьи 513 ГК РФ).
- Качество проверяйте отдельно. Брак и несоответствие марки фиксируют во входном контроле и в акте входного контроля, а в журнал учёта идёт только принятое количество.
- Номер документа в строку, копию в папку. По номеру УПД из строки журнала бухгалтерия найдёт документ, а прораб докажет поставщику, что именно пришло.
Если единица поставщика не совпадает с вашей, сведите её сразу: пришли пачки, а в ведомости штуки, значит в примечании пишут, сколько штук в пачке, и ведут позицию в штуках.
Выдача бригадам и возвраты
Каждая выдача это отдельная строка с получателем, видом работ и подписью. Основание: лимитно-заборная карта, требование или ведомость выдачи. Субподрядчику материал передают отдельным документом, например накладной М-15, потому что это другая организация.
Возврат от бригады пишите приходом с пометкой «возврат», чтобы остаток вернулся на склад. Перемещение на другой объект оформляют расходом здесь и приходом там под одним номером накладной. Иначе материал висит сразу на двух объектах или ни на одном.
Остатки и инвентаризация на приобъектном складе
Учётный остаток говорит, что должно лежать на складе, а что лежит на самом деле, покажет только пересчёт.
По статье 11 закона № 402-ФЗ активы подлежат инвентаризации, а случаи, сроки и порядок определяет компания, кроме обязательной инвентаризации. С 01.04.2025 организации, кроме бюджетной сферы, проводят её по ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация», утверждённому приказом Минфина России от 13.01.2023 № 4н. Методические указания по инвентаризации (приказ Минфина России от 13.06.1995 № 49) с той же даты утратили силу по приказу Минфина России от 27.04.2023 № 189. Если ваша учётная политика ссылается на них, ссылку пора обновить.
Когда инвентаризация обязательна
Пункт 15 ФСБУ 28/2023 называет случаи, из которых на стройке чаще всего встречаются:
- составление годовой бухгалтерской отчётности;
- смена материально ответственного лица: кладовщик уволился или переходит на другой объект;
- установление факта утраты или порчи материала;
- пожар, авария, стихийное или иное бедствие.
В остальное время сроки выбирает компания. На объекте разумно пересчитывать основные позиции раз в месяц, до закрытия отчёта о расходе.
Как пересчитывать
Правила ниже ФСБУ 28/2023 устанавливает для обязательной инвентаризации, но по ним же стоит вести и плановый пересчёт на объекте.
- Материал пересчитывают в присутствии материально ответственного лица. Определять наличие с его слов или по данным учёта нельзя (пункт 23 ФСБУ 28/2023), и в комиссию оно не входит (пункт 20).
- Материал в неповреждённой упаковке поставщика можно считать по документам, но с обязательным пересчётом упаковок и выборочной проверкой содержимого (пункт 24).
- Песок, щебень и другое навалочное допускается определять обмером и техническим расчётом (пункт 25).
- Результат оформляют документами инвентаризации, например описью и сличительной ведомостью (пункт 5). Унифицированные бланки описи ИНВ-3 и сличительной ведомости ИНВ-19 из постановления Госкомстата России от 18.08.1998 № 88 с 2013 года тоже не обязательны.
В шаблоне для этого есть лист «Остатки»: учётный остаток считается формулами, факт вписывают по пересчёту. В примере у кирпича по учёту 7 000 штук, пересчитали 6 950, расхождение минус 50. Нужен акт с причиной, например бой при перемещении по площадке, и решение руководителя: по подпункту «б» пункта 12 ФСБУ 28/2023 стоимость утраченного или испорченного материала относят на виновных, если есть основания для возмещения, иначе на расходы. Как составить такой акт, разобрано в статье про акт списания материалов.
Где теряются материалы
| Где теряется | Как это выглядит | Что делает журнал |
|---|---|---|
| Пересорт | Выдали М125 вместо М150: по одной марке недостача, по другой излишек | Марка в каждой строке. Зачесть пересортицу при инвентаризации можно лишь как исключение (пункт 13 ФСБУ 28/2023) |
| Недовоз | В УПД 10 поддонов, приехало 9, а записали 10 | В приход идёт пересчитанное, расхождение оформлено актом в день поставки |
| Выдача без подписи | Бригадир взял «до вечера», строки нет | Нет подписи, нет выдачи: при пересчёте видно, у кого спрашивать |
| Бой и порча | Поддон уронили, плёнку сорвало, цемент намок | Акт в день события, строка расхода с номером акта |
| Возвраты не оформлены | Остаток лежит на захватке и числится выданным | Возврат приходом в тот же день |
| Разные единицы | В накладной тонны, в ведомости метры | Одна единица на позицию, пересчёт в примечании |
Признак журнала, который ведут «потом»: даты строк совпадают с концом недели, а не с датами накладных. В споре такой журнал ничего не доказывает.
Как журнал помогает при списании и в отчёте заказчику
Списание. Отчёт о расходе материалов берёт фактический расход из первичных документов, и журнал показывает его по каждой позиции за месяц в одной таблице. Перерасход видно до закрытия месяца, пока причину ещё можно найти.
Отчёт заказчику. Заказчик или технадзор спрашивает, сколько материала завезено, сколько ушло в работу и сколько осталось. По давальческим материалам подрядчик обязан представить заказчику отчёт об израсходовании материала и вернуть остаток либо, с согласия заказчика, уменьшить цену работы (пункт 1 статьи 713 ГК РФ). Лист «Остатки» отвечает на этот вопрос без пересчёта с нуля.
Хранение. Накладные, УПД, требования и акты, на которые ссылается журнал, это первичные документы. Их хранят не менее пяти лет после отчётного года (часть 1 статьи 29 закона № 402-ФЗ), поэтому складывайте их в папку в порядке строк журнала.
Журнал на складе и в электронном виде
На стационарном складе журнал устроен так же, только чаще живёт в учётной программе. На объекте работают три варианта:
- Бумажный журнал. Прошнурован, подписи живые, но остатки считают вручную, и ошибки копятся.
- Таблица. Остатки считаются формулами, но строку легко исправить задним числом, поэтому раз в месяц сохраняйте подписанную распечатку или PDF.
- Складской модуль учётной программы или мобильное приложение. Приход по скану документа, выдача с подписью на телефоне, остатки в офисе сразу. Нужны настройка, права доступа и дисциплина вносить операцию сразу, а не вечером.
Работает любой вариант, где операция записана в свой день и подтверждена документом с подписью.
Журнал показывает, что кончается, но следующую партию вовремя привозит снабжение, которое связывает остатки с графиком работ и поставок. Если на это нет людей, можно взять аутсорсинг снабжения стройки, а срочную позицию найти среди поставщиков стройматериалов в каталоге TurboSwift.
Коротко
Журнал учёта материалов это одна строка на каждую операцию: дата, документ, позиция, приход или расход, получатель, остаток и подпись. Обязательной формы нет, ближе всего карточка М-17. Приход пишут по пересчёту, выдают только под подпись, остаток сверяют с фактом, инвентаризацию проводят по ФСБУ 28/2023. Начните с шаблонаExcel, .xlsx и запишите первую поставку в день разгрузки.
Если ведомость материалов на объект готова, а вести закупку некому, пришлите ведомость «Материку»: оценим её за 1 рабочий день и соберём предложения поставщиков по каждой позиции.
Частые вопросы
Есть ли унифицированная форма журнала учёта материалов?
Формы с таким названием в альбомах Госкомстата нет. Ближе всего карточка учёта материалов М-17 из постановления Госкомстата России от 30.10.1997 № 71а: её ведёт кладовщик на каждый номенклатурный номер, записывая приход, расход и остаток по первичным документам в день операции. С 01.01.2013 унифицированные формы не обязательны, форму журнала утверждает руководитель компании.
Кто ведёт журнал учёта материалов на объекте?
Материально ответственное лицо, назначенное приказом: на крупном объекте кладовщик, на небольшом мастер или прораб. Журнал ведёт один человек, остальные только расписываются в своих строках: принявший при приходе, получатель при выдаче.
Чем журнал учёта материалов отличается от журнала входного контроля?
Журнал входного контроля отвечает на вопрос о качестве: проверена ли партия и допущена ли в работу. Журнал учёта отвечает на вопрос о количестве: сколько пришло, сколько выдано и сколько лежит на складе. Одна поставка попадает в оба журнала, но каждый нужен для своего.
Как считать остаток материала в журнале?
По каждой позиции отдельно: всё, что пришло, минус всё, что выдано, по строкам от начала журнала до текущей. Позиция это наименование, марка и единица вместе, иначе кирпич в штуках и кирпич в поддонах сольются. Учётный остаток раз в месяц сверяют с пересчётом на складе.
Когда на объекте обязательно проводить инвентаризацию материалов?
По ФСБУ 28/2023 обязательные случаи включают годовую отчётность, смену материально ответственного лица, установление факта утраты или порчи, пожар, аварию и иное бедствие. В остальное время сроки и порядок определяет сама компания. На объекте полезно пересчитывать основные позиции раз в месяц, до отчёта о расходе материалов.
Можно ли вести журнал учёта материалов в Excel или программе?
Можно: форму определяет компания. Важно, чтобы строку вносили в день операции, исправления оставляли след, а подпись получателя была хотя бы на первичном документе выдачи. Раз в месяц сохраняйте неизменяемую копию, например подписанную распечатку или PDF.